Tạo Hóa Đơn Bán Hàng: 5 Bước Chạm Đỉnh Doanh Thu, Ai Cũng Làm Được!

Tạo hóa đơn bán hàng, một công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại đóng vai trò then chốt trong mọi hoạt động kinh doanh, từ cửa hàng nhỏ lẻ đến doanh nghiệp lớn. Quy trình xuất hóa đơn, lập hóa đơn điện tử, quản lý hóa đơn hiệu quả không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn là công cụ đắc lực để theo dõi doanh thu, kiểm soát chi phí và nâng cao uy tín với khách hàng. Xưởng In Như Hảo thấu hiểu những khó khăn của bạn và mang đến giải pháp in hóa đơn giá rẻ, chất lượng, giúp bạn tập trung vào phát triển kinh doanh.

Hãy cùng Như Hảo khám phá thế giới của việc tạo hóa đơn bán hàng, từ những quy định pháp lý quan trọng đến những phần mềm, ứng dụng hỗ trợ đắc lực. Với kiến thức nền tảng vững chắc và công cụ phù hợp, bạn hoàn toàn có thể tự tin làm chủ quy trình này, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gặt hái thành công. Các từ khóa LSI cần chú ý: mẫu hóa đơn, phần mềm hóa đơn, tra cứu hóa đơn.

Tạo Hóa Đơn Bán Hàng: Chìa Khóa Vàng Cho Doanh Nghiệp Thịnh Vượng

Trong kỷ nguyên số hóa, việc tạo hóa đơn bán hàng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một yếu tố then chốt để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Hóa đơn không chỉ là chứng từ thanh toán, mà còn là công cụ quản lý tài chính, theo dõi doanh thu và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Hiểu được tầm quan trọng đó, Xưởng In Như Hảo mang đến giải pháp in hóa đơn bán hàng chất lượng cao, giá cả cạnh tranh, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình và nâng tầm thương hiệu.

Bạn có đang loay hoay với việc tạo hóa đơn thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót? Bạn muốn tìm kiếm một giải pháp xuất hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật? Hãy cùng Như Hảo khám phá những bí quyết và công cụ lập hóa đơn điện tử hiệu quả nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tập trung vào những hoạt động kinh doanh cốt lõi. Từ khóa LSI quan trọng: quản lý hóa đơn, hóa đơn VAT, tra cứu hóa đơn điện tử.

1. Tại Sao Việc Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Lại Quan Trọng Đến Vậy?

Việc tạo hóa đơn bán hàng không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn mang lại vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tuân thủ pháp luật: Hóa đơn là chứng từ hợp lệ để kê khai thuế, giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rắc rối pháp lý không đáng có. Theo quy định của Tổng cục Thuế, hóa đơn phải được lập đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, kiểm soát lợi nhuận và đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt. Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy các doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả có khả năng tăng trưởng cao hơn 30% so với các doanh nghiệp khác.
• Nâng cao uy tín: Hóa đơn chuyên nghiệp, rõ ràng thể hiện sự minh bạch, uy tín của doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Một khảo sát của Nielsen cho thấy 70% khách hàng sẵn sàng chi trả nhiều hơn cho sản phẩm, dịch vụ của những doanh nghiệp mà họ tin tưởng.
• Hỗ trợ hoạt động marketing: Hóa đơn có thể được sử dụng như một công cụ marketing hiệu quả, ví dụ như in logo, thông tin liên hệ, chương trình khuyến mãi để quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng.

1.1 Các Loại Hóa Đơn Bán Hàng Phổ Biến Hiện Nay

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Loại hóa đơn này áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn VAT bao gồm đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá trị trước thuế, thuế VAT và tổng giá trị thanh toán.
• Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này áp dụng cho các doanh nghiệp kê khai thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hoặc các hộ kinh doanh cá thể. Hóa đơn bán hàng không thể hiện thuế VAT riêng mà chỉ có tổng giá trị thanh toán.
• Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy và mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, thời gian, dễ dàng quản lý và bảo quản. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được khuyến khích sử dụng rộng rãi.
• Hóa đơn giấy: Hóa đơn giấy là hóa đơn được in trên giấy, thường được sử dụng trước khi hóa đơn điện tử trở nên phổ biến. Hiện nay, hóa đơn giấy vẫn được sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt hoặc theo yêu cầu của khách hàng.

1.2 Những Thông Tin Bắt Buộc Phải Có Trên Hóa Đơn Bán Hàng

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn bán hàng phải chứa đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: Các thông tin này giúp phân biệt và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin này giúp xác định danh tính và địa chỉ của người bán hàng.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có): Thông tin này giúp xác định danh tính và địa chỉ của người mua hàng, đặc biệt quan trọng đối với hóa đơn VAT.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Thông tin này mô tả chi tiết các sản phẩm, dịch vụ được bán và giá trị của chúng.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng (nếu có); tổng số tiền thuế giá trị gia tăng: Thông tin này thể hiện số tiền thuế VAT phải nộp (đối với hóa đơn VAT).
• Tổng số tiền thanh toán: Tổng số tiền mà người mua phải trả cho người bán.
• Chữ ký của người bán và người mua (nếu có): Chữ ký xác nhận giao dịch mua bán giữa hai bên.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn.

2. Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Thế Nào Cho Đúng Chuẩn? Hướng Dẫn A-Z Từ Xưởng In Như Hảo

Để tạo hóa đơn bán hàng đúng chuẩn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn cần sử dụng

Dựa vào hình thức kê khai thuế của doanh nghiệp (khấu trừ hay trực tiếp) và đối tượng khách hàng (cá nhân hay doanh nghiệp), bạn sẽ lựa chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy).

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết

• Thông tin của người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Thông tin của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế – nếu có).
• Danh sách hàng hóa, dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá).
• Thuế suất thuế VAT (nếu có).
• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản…).

Bước 3: Lựa chọn phương pháp tạo hóa đơn

Bạn có thể tạo hóa đơn bằng một trong các phương pháp sau:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn: Đây là phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất, giúp bạn tạo hóa đơn nhanh chóng, chính xác và quản lý dễ dàng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm hóa đơn trên thị trường, như MISA meInvoice, Fast e-Invoice, VNPT Invoice…
• Sử dụng Excel hoặc Word: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có số lượng hóa đơn ít. Bạn có thể tự tạo mẫu hóa đơn trên Excel hoặc Word và điền thông tin vào.
• Sử dụng dịch vụ in hóa đơn: Nếu bạn không có thời gian hoặc kinh nghiệm tạo hóa đơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ in hóa đơn của các công ty in ấn. Xưởng In Như Hảo là một trong những địa chỉ uy tín cung cấp dịch vụ in hóa đơn giá rẻ, chất lượng cao.

Bước 4: Nhập thông tin vào hóa đơn

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin đã chuẩn bị vào hóa đơn. Lưu ý kiểm tra kỹ các con số, đặc biệt là số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng tiền thanh toán.

Bước 5: Kiểm tra và in hóa đơn

Sau khi nhập xong thông tin, hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo không có sai sót. Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn, bạn có thể xem trước bản in và chỉnh sửa nếu cần. Sau đó, in hóa đơn ra (nếu là hóa đơn giấy) hoặc gửi cho khách hàng qua email (nếu là hóa đơn điện tử).

3. Top 5 Phần Mềm Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Được Yêu Thích Nhất 2025

Thị trường phần mềm hóa đơn ngày càng sôi động với nhiều lựa chọn đa dạng. Dưới đây là top 5 phần mềm tạo hóa đơn bán hàng được yêu thích nhất năm 2025, theo đánh giá của các chuyên gia và người dùng:

1. MISA meInvoice: Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay, được phát triển bởi MISA – một trong những công ty phần mềm hàng đầu Việt Nam. MISA meInvoice có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng như tạo hóa đơn, quản lý hóa đơn, báo cáo thuế… Giá tham khảo: từ 2.500.000 VNĐ/năm. Theo thống kê của MISA, phần mềm này đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 80% thời gian và chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy.
2. Fast e-Invoice: Phần mềm hóa đơn điện tử của Fast – một công ty phần mềm có uy tín lâu năm trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Fast e-Invoice có nhiều gói sản phẩm phù hợp với các quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ nhỏ đến lớn. Giá tham khảo: từ 2.000.000 VNĐ/năm.
3. VNPT Invoice: Phần mềm hóa đơn điện tử của VNPT – tập đoàn viễn thông hàng đầu Việt Nam. VNPT Invoice có ưu điểm là tính ổn định, bảo mật cao và được hỗ trợ kỹ thuật tận tình. Giá tham khảo: từ 1.800.000 VNĐ/năm.
4. BKAV eHoadon: Phần mềm hóa đơn điện tử của BKAV – công ty an ninh mạng nổi tiếng. BKAV eHoadon có tính năng bảo mật cao, giúp doanh nghiệp yên tâm về dữ liệu hóa đơn. Giá tham khảo: từ 1.500.000 VNĐ/năm.
5. Easy Invoice: Phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp siêu nhỏ. Easy Invoice có giao diện trực quan, tính năng cơ bản và giá cả phải chăng. Giá tham khảo: từ 800.000 VNĐ/năm.

Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử siêu tốc, giảm chi phí hóa đơn dịch vụ – Xem mẫu hóa đơn độc đáo ngay!

Bảng so sánh các phần mềm tạo hóa đơn bán hàng:

4. Hướng Dẫn Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Điện Tử Chi Tiết Từng Bước

Hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến nhờ tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để tạo hóa đơn bán hàng điện tử:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu của Tổng cục Thuế).
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Các giấy tờ liên quan khác (nếu có).

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có đầy đủ giấy phép hoạt động và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Thiết lập thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử

Nhập đầy đủ thông tin của doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng…) vào phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 4: Tạo mẫu hóa đơn điện tử

Thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Bước 5: Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử theo quy trình của nhà cung cấp phần mềm.

Bước 6: Lập hóa đơn điện tử

Khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử trên phần mềm.

Bước 7: Ký số hóa đơn điện tử

Sử dụng chữ ký số (USB Token) để ký vào hóa đơn điện tử.

Bước 8: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email hoặc các phương tiện điện tử khác.

Bước 9: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Ví dụ:

Công ty TNHH ABC (mã số thuế: 0101234567) bán một lô hàng cho Công ty XYZ (mã số thuế: 0303456789) với tổng giá trị 110.000.000 VNĐ (đã bao gồm VAT 10%). Công ty ABC sẽ lập hóa đơn điện tử với các thông tin sau:

• Tên người bán: Công ty TNHH ABC
• Địa chỉ người bán: Số 123 Đường XYZ, Quận ABC, Hà Nội
• Mã số thuế người bán: 0101234567
• Tên người mua: Công ty XYZ
• Địa chỉ người mua: Số 456 Đường ABC, Quận XYZ, TP.HCM
• Mã số thuế người mua: 0303456789
• Tên hàng hóa: Lô hàng ABC
• Đơn vị tính: Lô
• Số lượng: 1
• Đơn giá: 100.000.000 VNĐ
• Thành tiền: 100.000.000 VNĐ
• Thuế suất VAT: 10%
• Tiền thuế VAT: 10.000.000 VNĐ
• Tổng tiền thanh toán: 110.000.000 VNĐ

5. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Để Tránh Rắc Rối

Việc tạo hóa đơn bán hàng không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn cần tuân thủ các quy định của pháp luật. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ:

• Ghi đầy đủ và chính xác thông tin: Đảm bảo tất cả các thông tin trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…) đều được ghi đầy đủ và chính xác.
• Sử dụng đúng loại hóa đơn: Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với hình thức kê khai thuế của doanh nghiệp và đối tượng khách hàng.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm: Hóa đơn phải được lập khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn giấy cần được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, mối mọt. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống an toàn, bảo mật.
• Tuân thủ quy định về chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải được ký số bằng chữ ký số hợp lệ.
• Kê khai và nộp thuế đầy đủ: Kê khai và nộp thuế VAT theo đúng quy định của pháp luật.

6. Tại Sao Bạn Nên Chọn Xưởng In Như Hảo Để In Hóa Đơn Bán Hàng?

Xưởng In Như Hảo tự hào là đối tác tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp trên cả nước trong lĩnh vực in ấn hóa đơn. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn:

• Chất lượng in ấn vượt trội: Sử dụng công nghệ in offset hiện đại, đảm bảo hóa đơn sắc nét, rõ ràng, không nhòe mực.
• Giá cả cạnh tranh: Chúng tôi luôn nỗ lực tối ưu hóa chi phí sản xuất để mang đến cho bạn mức giá tốt nhất trên thị trường.
• Mẫu mã đa dạng: Cung cấp nhiều mẫu hóa đơn đẹp, chuyên nghiệp, phù hợp với mọi ngành nghề kinh doanh.
• Thiết kế miễn phí: Hỗ trợ thiết kế hóa đơn theo yêu cầu của bạn, đảm bảo tính thẩm mỹ và phù hợp với thương hiệu.
• In nhanh chóng: Đáp ứng mọi yêu cầu về thời gian in ấn, kể cả các đơn hàng gấp.
• Giao hàng tận nơi: Giao hàng miễn phí trong nội thành TP.HCM và hỗ trợ giao hàng trên toàn quốc.
• Tư vấn nhiệt tình: Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn loại hóa đơn phù hợp nhất.

Xem thêm: Biết ngay cách tạo hóa đơn online, nhận hóa đơn taxi đầy đủ và miễn phí vận chuyển hóa đơn giao hàng

7. Bảng Giá In Hóa Đơn Bán Hàng Mới Nhất 2025 Tại Xưởng In Như Hảo

Dưới đây là bảng giá in hóa đơn bán hàng mới nhất năm 2025 tại Xưởng In Như Hảo (giá chưa bao gồm VAT):

Lưu ý:

• Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo, giá thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách hàng.
• Giá chưa bao gồm chi phí thiết kế (nếu có).
• Chúng tôi có chính sách chiết khấu hấp dẫn cho các đơn hàng lớn.

8. Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Tạo Hóa Đơn Bán Hàng (FAQ)

Hóa đơn bán hàng có cần chữ ký không?

• Đối với hóa đơn giấy, chữ ký của người bán là bắt buộc. Chữ ký của người mua không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên. Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số của người bán là bắt buộc.

Có được viết tắt trên hóa đơn không?

• Không nên viết tắt trên hóa đơn, trừ những trường hợp được pháp luật cho phép (ví dụ: tên đơn vị hành chính).

Có được tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn không?

• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn. Nếu có sai sót, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn là bao lâu?

• Theo quy định của pháp luật, thời hạn lưu trữ hóa đơn là 10 năm.

Hóa đơn điện tử có cần in ra không?

• Không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán phải cung cấp bản in hóa đơn điện tử.

9. Xu Hướng Tạo Hóa Đơn Bán Hàng Trong Tương Lai

Trong tương lai, việc tạo hóa đơn bán hàng sẽ tiếp tục phát triển theo hướng số hóa, tự động hóa và tích hợp sâu hơn với các hệ thống quản lý khác. Dưới đây là một số xu hướng đáng chú ý:

• Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ được ứng dụng để tự động hóa quy trình tạo hóa đơn, kiểm tra tính chính xác của thông tin và phát hiện gian lận.
• Tích hợp blockchain: Công nghệ blockchain sẽ giúp tăng cường tính bảo mật, minh bạch và không thể sửa đổi của hóa đơn điện tử.
• Kết nối với các hệ thống thanh toán điện tử: Việc tạo hóa đơn sẽ được tích hợp trực tiếp với các hệ thống thanh toán điện tử như ví điện tử, thẻ tín dụng, giúp khách hàng thanh toán dễ dàng và nhanh chóng hơn.
• Sử dụng hóa đơn điện tử không cần mã: Hóa đơn điện tử không cần mã là loại hóa đơn không cần cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

10. In Hóa Đơn Giá Rẻ – Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp Của Bạn

Việc tạo hóa đơn bán hàng không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy lựa chọn Xưởng In Như Hảo để được cung cấp dịch vụ in hóa đơn giá rẻ, chất lượng cao, giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá chi tiết!

Hãy liên hệ với Như Hảo ngay hôm nay để được tư vấn và nhận ưu đãi đặc biệt!