Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ: Hướng Dẫn Chi Tiết 2025

Cách viết hóa đơn bán lẻ tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều quy định mà người bán hàng cần nắm vững. Việc lập hóa đơn chính xác không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng uy tín với khách hàng, cũng như quy trình bán hàng và mẫu hóa đơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp in ấn hóa đơn bán lẻ chất lượng, uy tín, Xưởng In Như Hảo luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Các chứng từ bán hàng, biểu mẫu bán lẻ, và giấy tờ bán hàng đều được Như Hảo thực hiện tỉ mỉ.

1. Hướng Dẫn Toàn Diện Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ Chuẩn Quy Định 2025

Hóa đơn bán lẻ là một chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Việc lập hóa đơn đúng chuẩn không chỉ là nghĩa vụ của người bán mà còn là quyền lợi của người mua, giúp minh bạch hóa quá trình giao dịch và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Năm 2025, các quy định về hóa đơn bán lẻ có một số cập nhật mà các chủ cửa hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

1.1. Tại Sao Cần Phải Viết Hóa Đơn Bán Lẻ Đúng Cách?

Việc lập hóa đơn bán lẻ đúng cách mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tuân thủ pháp luật: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn. Việc không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn sai quy định có thể bị xử phạt hành chính.
• Minh bạch hóa giao dịch: Hóa đơn là bằng chứng xác thực cho giao dịch mua bán, giúp cả người bán và người mua dễ dàng theo dõi, kiểm tra thông tin.
• Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng: Hóa đơn giúp người mua có cơ sở để khiếu nại, đổi trả hàng hóa, dịch vụ khi có vấn đề phát sinh.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Hóa đơn là căn cứ để hạch toán doanh thu, chi phí, tính thuế và lập báo cáo tài chính.
• Tạo dựng uy tín: Việc cung cấp hóa đơn đầy đủ, chính xác thể hiện sự chuyên nghiệp của người bán, tạo dựng niềm tin với khách hàng.

1.2. Các Trường Hợp Bắt Buộc và Không Bắt Buộc Lập Hóa Đơn Bán Lẻ

• Bắt buộc:
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.
  • Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bao gồm cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng).
• Không bắt buộc (nhưng khuyến khích):
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, nếu người mua yêu cầu, người bán vẫn phải lập hóa đơn.
  • Những cá nhân kinh doanh không thường xuyên.

1.3. Các Loại Hóa Đơn Bán Lẻ Phổ Biến

Hiện nay, có hai loại hóa đơn bán lẻ phổ biến:

• Hóa đơn giấy: Là loại hóa đơn truyền thống, được in trên giấy theo mẫu quy định.
• Hóa đơn điện tử: Là loại hóa đơn được tạo lập, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử đang ngày càng được khuyến khích sử dụng bởi tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

1.4. Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Bán Lẻ

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn bán lẻ cần phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn:
  • Tên hóa đơn: Ghi rõ “HÓA ĐƠN BÁN LẺ”.
  • Ký hiệu hóa đơn: Theo quy định của cơ quan thuế.
  • Số hóa đơn: Là số thứ tự liên tục của hóa đơn, phải đảm bảo tính duy nhất.
• Thông tin người bán:
  • Tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của người bán.
  • Mã số thuế của người bán.
  • Địa chỉ của người bán.
  • Số điện thoại (nếu có).
• Thông tin người mua (nếu có):
  • Tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của người mua.
  • Mã số thuế của người mua (nếu có).
  • Địa chỉ của người mua.
  • Số điện thoại (nếu có).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
  • Tên hàng hóa, dịch vụ.
  • Đơn vị tính.
  • Số lượng.
  • Đơn giá.
  • Thành tiền (chưa bao gồm thuế GTGT).
• Thuế suất GTGT (nếu có):
  • Ghi rõ mức thuế suất GTGT áp dụng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.
• Tổng tiền thanh toán:
  • Là tổng số tiền người mua phải thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT (nếu có).
• Chữ ký của người bán, người mua (nếu có):
  • Hóa đơn giấy: Chữ ký sống.
  • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

1.5. Quy Định Về Chữ Viết, Chữ Số và Đồng Tiền Trên Hóa Đơn

• Chữ viết: Sử dụng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Chữ số: Sử dụng chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,).
• Đồng tiền: Ghi bằng đồng Việt Nam (VNĐ). Trường hợp sử dụng ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam tại thời điểm lập hóa đơn.

1.6. Mẫu Hóa Đơn Bán Lẻ Chuẩn (Cập Nhật 2025) (Chèn hình ảnh mẫu hóa đơn bán lẻ giấy và hóa đơn điện tử) [Chú thích: vì giới hạn không thể chèn hình ảnh, nhưng trên thực tế, Như Hảo sẽ chèn hình ảnh mẫu hóa đơn bán lẻ giấy và điện tử tại đây]

Xem thêm: Mở đại lý hàng tiêu dùng, quản lý tồn kho thế nào? Bí kíp từ chuyên gia cửa hàng tiện lợi!

2. Hướng Dẫn Chi Tiết Từng Bước Cách Viết Hóa Đơn Bán Lẻ

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cách viết hóa đơn bán lẻ, áp dụng cho cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử:

Bước 1: Chuẩn Bị Thông Tin

Trước khi bắt đầu viết hóa đơn, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán:
  • Tên doanh nghiệp/cửa hàng.
  • Mã số thuế.
  • Địa chỉ.
  • Số điện thoại (nếu có).
• Thông tin người mua (nếu có):
  • Tên khách hàng.
  • Mã số thuế (nếu có).
  • Địa chỉ.
  • Số điện thoại (nếu có).
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ:
  • Danh sách các mặt hàng/dịch vụ đã bán.
  • Đơn vị tính (cái, kg, lít, giờ…).
  • Số lượng.
  • Đơn giá (giá chưa bao gồm thuế GTGT).

Bước 2: Điền Thông Tin Vào Hóa Đơn

• Phần đầu hóa đơn:
  • Tên hóa đơn: Ghi “HÓA ĐƠN BÁN LẺ”.
  • Ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định (ví dụ: AA/25E).
  • Số hóa đơn: Ghi số thứ tự liên tục (ví dụ: 0000001).
  • Ngày, tháng, năm lập hóa đơn: Ghi ngày thực tế giao dịch.
• Thông tin người bán và người mua: Điền đầy đủ các thông tin đã chuẩn bị ở Bước 1.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ:
  • Lập bảng liệt kê chi tiết các mặt hàng/dịch vụ, bao gồm:
    • STT (Số thứ tự).
    • Tên hàng hóa, dịch vụ.
    • Đơn vị tính.
    • Số lượng.
    • Đơn giá.
    • Thành tiền (= Số lượng x Đơn giá).
• Thuế GTGT (nếu có):
  • Tính tổng tiền hàng (= Tổng cộng các thành tiền).
  • Tính tiền thuế GTGT (= Tổng tiền hàng x Thuế suất GTGT).
  • Ghi rõ mức thuế suất.
• Tổng tiền thanh toán:
  • Tính tổng tiền thanh toán (= Tổng tiền hàng + Tiền thuế GTGT).
  • Ghi bằng số và bằng chữ.

Bước 3: Kiểm Tra và Ký Tên

• Kiểm tra kỹ lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn để đảm bảo chính xác.
• Hóa đơn giấy: Người bán ký và đóng dấu (nếu có). Người mua ký (nếu có).
• Hóa đơn điện tử: Người bán sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn.

Bước 4: Lưu Trữ Hóa Đơn

• Hóa đơn giấy: Lưu trữ bản gốc hóa đơn (liên 2) và các liên khác theo quy định.
• Hóa đơn điện tử: Lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng tệp dữ liệu (XML) và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của dữ liệu.

Ví Dụ Minh Họa:

Giả sử bạn là chủ một cửa hàng tạp hóa và bán cho khách hàng các mặt hàng sau:

Giả sử thuế suất GTGT là 10%. Hóa đơn bán lẻ sẽ được viết như sau:

HÓA ĐƠN BÁN LẺ

Ký hiệu: AA/25E

Số: 0000001

Ngày 15 tháng 01 năm 2025

Thông tin người bán:

• Tên cửa hàng: Tạp hóa Như Hảo
• Mã số thuế: 0123456789
• Địa chỉ: Số 123, Đường ABC, Phường XYZ, Quận Q, TP. HCM
• Điện thoại: 0901234567

Thông tin người mua:

• Tên khách hàng: Nguyễn Văn A
• Địa chỉ: Số 456, Đường DEF, Phường UVW, Quận P, TP. HCM

Thông tin hàng hóa/dịch vụ:

Thuế GTGT (10%): 18.500 VNĐ

Tổng tiền thanh toán: 203.500 VNĐ

(Bằng chữ: Hai trăm lẻ ba nghìn năm trăm đồng)

Người bán hàng (Ký, đóng dấu (nếu có))

Người mua hàng (Ký (nếu có))

3. Lưu Ý Quan Trọng và Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp

3.1 Những Sai Sót Thường Gặp Khi Viết Hóa Đơn Bán Lẻ

• Sai thông tin: Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua.
• Sai đơn giá, số lượng, thành tiền: Tính toán sai hoặc ghi sai số liệu.
• Thiếu thông tin: Bỏ sót các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
• Không ghi ngày tháng: Không ghi ngày lập hóa đơn hoặc ghi sai ngày.
• Không ký tên, đóng dấu: Hóa đơn giấy không có chữ ký của người bán, người mua (nếu có) hoặc không đóng dấu (nếu có).
• Ghi sai đơn vị tiền tệ

3.2. Xử Lý Hóa Đơn Bán Lẻ Bị Sai Sót

Hóa đơn giấy:

• Nếu phát hiện sai sót trước khi giao cho khách hàng: Gạch bỏ hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
  • Nếu phát hiện sai sót sau khi giao cho khách hàng:
    • Sai thông tin người mua: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
    • Sai đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất: Lập hóa đơn điều chỉnh (tăng hoặc giảm) theo quy định.

Hóa đơn điện tử:

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử.
  • Gửi thông báo cho cơ quan thuế (nếu cần).

3.3. Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp

Câu hỏi 1: Cửa hàng của tôi có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, có cần phải lập hóa đơn bán lẻ không?

Trả lời: Theo quy định, cửa hàng của bạn không bắt buộc phải lập hóa đơn bán lẻ. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu, bạn vẫn phải lập hóa đơn cho họ.

Câu hỏi 2: Tôi có thể tự in hóa đơn bán lẻ được không?

Trả lời: Bạn có thể tự in hóa đơn bán lẻ nếu sử dụng phần mềm tự in hóa đơn đáp ứng các tiêu chuẩn của cơ quan thuế. Hoặc bạn có thể đặt in hóa đơn tại các cơ sở in ấn uy tín như Xưởng In Như Hảo.

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Trả lời: Hiện tại, hóa đơn điện tử chưa bắt buộc đối với tất cả các đối tượng. Tuy nhiên, Chính phủ đang khuyến khích các doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với nhiều đối tượng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Câu hỏi 4: Có thể viết tay hóa đơn bán lẻ được không?

Trả lời: Có, bạn hoàn toàn có thể viết tay hóa đơn bán lẻ. Tuy nhiên, chữ viết cần rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa, sửa chữa.

Câu hỏi 5: Hóa đơn bán lẻ có cần đóng dấu không?

Trả Lời: Hóa đơn bán lẻ không bắt buộc phải đóng dấu của người bán trong mọi trường hợp.

3.4. Các Nguồn Tham Khảo Uy Tín

• Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn/
• Bộ Tài chính: https://mof.gov.vn/
• Các văn bản pháp luật liên quan:
  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
  • Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Thông tư 39/2014/TT-BTC (vẫn còn hiệu lực một phần).

3.5. Cập Nhật Thông Tin Mới Nhất (Tháng 1/2025)

• Chính sách thuế: Theo dõi các thông tin cập nhật về chính sách thuế, đặc biệt là các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ trên các trang web chính thức của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính.
• Công nghệ: Các phần mềm hóa đơn điện tử liên tục được cập nhật các tính năng mới, đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế và nhu cầu của người dùng.
• Xu hướng: Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, thay thế dần hóa đơn giấy.

4. Xưởng In Như Hảo: Đối Tác Tin Cậy Cho Dịch Vụ In Ấn Hóa Đơn Bán Lẻ

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa chỉ uy tín để đặt in hóa đơn bán lẻ, Xưởng In Như Hảo là một lựa chọn đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, Như Hảo cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của cơ quan thuế.

4.1. Tại Sao Nên Chọn Xưởng In Như Hảo?

• Chất lượng in ấn: Như Hảo sử dụng công nghệ in hiện đại, mực in cao cấp, đảm bảo hóa đơn sắc nét, rõ ràng, không bị nhòe, mờ.
• Mẫu mã đa dạng: Như Hảo cung cấp nhiều mẫu hóa đơn bán lẻ khác nhau, phù hợp với từng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
• Thiết kế theo yêu cầu: Nếu bạn có nhu cầu thiết kế hóa đơn riêng, Như Hảo có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn.
• Giá cả cạnh tranh: Như Hảo luôn nỗ lực tối ưu chi phí để mang đến cho khách hàng mức giá tốt nhất.
• Dịch vụ tận tâm: Như Hảo luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

4.2. Các Sản Phẩm và Dịch Vụ Của Như Hảo

Ngoài dịch vụ in hóa đơn bán lẻ, Như Hảo còn cung cấp nhiều sản phẩm và dịch vụ in ấn khác như:

• In card visit
• In bảng mã QR
• In menu
• In bảng giá dịch vụ
• In hóa đơn (hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu…)
• In móc khóa quà tặng

Xem thêm: Quản lý nhà hàng 0 ĐỒNG? Chuyện thật như đùa tại siêu thị mini, xem cách xem mã vạch! 

4.3. Liên Hệ Với Như Hảo

Để được tư vấn và báo giá chi tiết, bạn có thể liên hệ với Xưởng In Như Hảo

Việc viết hóa đơn bán lẻ đúng cách không chỉ là trách nhiệm của người bán mà còn mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và chi tiết về cách viết hóa đơn bán lẻ.

Nếu bạn cần in ấn hóa đơn bán lẻ hoặc các sản phẩm in ấn khác như card visit, bảng mã QR, hãy liên hệ ngay với Xưởng In Như Hảo để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Như Hảo cam kết mang đến cho bạn những sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý.

Đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy nó hữu ích! Bạn có thể bình luận để lại câu hỏi nhé.